Hướng dẫn xây dựng kế hoạch quản trị nguồn nhân lực cho doanh nghiệp

Trong thị trường lao động ngày nay, nếu việc tìm kiếm nhân tài đã là một thử thách không hề nhỏ, thì hoạt động giữ chân và làm hài lòng họ còn thậm chí khó khăn hơn gấp nhiều lần. 

Thực tế, theo báo cáo quý 3 năm 2018 của đơn vị tư vấn nguồn lực Cpl nhận định, doanh nghiệp đang mất dần đi vị thế làm chủ cuộc chơi trong lĩnh vực tuyển dụng và gìn giữ nhân sự nội bộ. Thay vào đó, cán cân lúc này nằm hoàn toàn trong tay đội ngũ lao động, những “thượng đế” không dễ gì có thể chiều lòng.

Bài toán đặt ra lúc này cho những người làm công tác chiến lược là cân bằng lại cán cân, hay thậm chí là tạo lợi thế cho doanh nghiệp trên thị trường lao động?

Tất nhiên, bài toán nào cũng sở hữu vô vàn cách tiếp cận và lời giải khác nhau, nhưng chúng tất yếu phải sở hữu chung một phương pháp luận cốt lõi. Và phương pháp được đặt niềm tin lớn nhất trong tình huống này chính là việc lập ra một kế hoạch quản trị nguồn nhân lực.

1. Kế hoạch quản trị nguồn nhân lực là gì? 

Kế hoạch quản trị nguồn nhân lực là bản mô tả chi tiết các hoạt động mà doanh nghiệp cần làm để tối ưu hóa nguồn tài nguyên con người, nhằm đảm bảo chúng có thể phục vụ tốt nhất cho các nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức trong hiện tại và tương lai. 

Diễn giải một cách đơn giản hơn, quản trị nguồn nhân lực có thể hiểu như cách doanh nghiệp phân bổ đúng người vào đúng việc, đúng thời điểm. 

Nói về mặt mục tiêu, kế hoạch quản trị nguồn nhân lực sẽ chủ yếu xoay quanh 3 yếu tố trọng điểm, đó là số lượng, chất lượng, chi phí và mức độ thích ứng. Trong đó:

• Mục tiêu về số lượng sẽ xoay quanh việc các vị trí đang hoạt động trong doanh nghiệp. Thiếu sót quá nhiều nhân sự quan trọng có thể ảnh hưởng đến khả năng vận hành cũng như năng suất làm việc. Tuy nhiên việc tuyển dụng thừa mứa lại khiến tổ chức lãng phí nguồn lực tài nguyên và kinh tế của mình.
• Mục tiêu về chất lượng là việc kế hoạch phải đảm bảo đội ngũ nhân viên được trang bị đầy đủ những kiến thức, năng lực cần thiết để làm việc và phát triển trong môi trường hiện tại cũng như tương lai.
• Mục tiêu về chi phí sinh ra nhằm mục đích tối ưu các khoản chi trả cho đội ngũ nhân sự. Nếu các khoản tiền này nảy sinh quá nhiều, chúng có thể gây sụt giảm lợi nhuận, tệ hơn là khiến doanh nghiệp phá sản. Ngược lại, nếu các khoản tiền này quá ít ỏi, không đáp ứng được nhu cầu của nhân viên, chúng có thể khiến họ nản lòng, dẫn đến năng suất làm việc xuống cấp.

Nhìn chung, nếu đáp ứng được đầy đủ 3 mục tiêu trên, một kế hoạch quản trị nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo đội ngũ lao động của mình đáp ứng được các chiến lược kinh doanh và tầm nhìn phát triển trong dài hạn.

2. Tại sao mọi doanh nghiệp đều cần phải lập kế hoạch quản trị nguồn nhân lực?

Việc quản trị nguồn nhân lực, ngoài khả năng cải thiện mức độ gắn kết của nhân viên lên tới 40% như chuyên trang HR.com đã nghiên cứu, còn có những lợi ích mà khó doanh nghiệp nào có thể bỏ qua như: 

Lợi ích của hoạt động quản trị nguồn nhân lực

3. Hướng dẫn cách lập kế hoạch quản trị nguồn nhân lực

Tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, bản kế hoạch quản trị nguồn nhân lực có thể được biến tấu theo các cách vô cùng khác nhau. Tuy nhiên, chúng vẫn cần phải đáp ứng được 4 đề mục nội dung dưới đây.

3.1. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến nguồn nhân lực

– Môi trường bên ngoài 

Môi trường bên ngoài bao gồm các yếu tố như bối cảnh kinh tế, chính sách pháp luật hay điển hình hơn là các đối thủ cạnh tranh và sự phát triển của khoa học kỹ thuật,… Có thể nói, mọi nhiệm vụ và sứ mạng của doanh nghiệp đều bị tác động không ít thì nhiều bởi các yếu tố này, qua đó trực tiếp ảnh hưởng đến việc hoạch định nhân sự. Điển hình như:

• Về bối cảnh kinh tế, trong giai đoạn phát triển của nền kinh tế, nhu cầu về nhân lực có thể tăng lên và ngược lại, khi nền kinh tế ở giai đoạn suy thoái thì nhu cầu về nhân lực có thể giảm xuống. Ngoài ra, tình hình lạm phát, tình trạng thất nghiệp và lãi suất ngân hàng đều có ảnh hưởng tới nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp.
• Những thay đổi về chính trị và luật pháp có thể không thường xuyên xảy ra, nhưng khi được đề xuất lại có ảnh hưởng lớn tới nhu cầu nhân sự của một tổ chức. Chẳng hạn như khi bộ luật tăng mức lương cơ bản ra đời, nó sẽ có tác dụng động viên người lao động cống hiến nhiều hơn cho các doanh nghiệp.
• Sự phát triển về kỹ thuật và công nghệ cũng ảnh hưởng lớn đến việc hoạch định nhân sự trong tương lai của một tổ chức. Một khi công nghệ được cải tiến, bản chất công việc trở nên phức tạp hơn, một số nghề mới xuất hiện và một số nghề cũ mất đi. Và như thế, nhu cầu về nhân lực có sự thay đổi, các doanh nghiệp thường thiếu những công nhân có tay nghề cao và chức danh mới.
• Cuối cùng là sự cạnh tranh của các đối thủ làm cho các doanh nghiệp, một mặt, phải không ngừng nâng cao trình độ nghề nghiệp cho nhân viên của mình, và mặt kia, phải giảm bớt chi phí cho lao động, phải tiết kiệm chi phí tiền lương để giảm giá thành sản phẩm và tăng sức mạnh cạnh tranh. Điều đó làm cho các doanh nghiệp có chiến lược sử dụng nhân lực theo hướng chọn lọc hơn và tinh nhuệ hơn.

– Môi trường bên trong

Môi trường bên trong bao gồm lĩnh vực hoạt động, các yếu tố về chính sách và chiến lược của công ty cũng như đến trực tiếp từ văn hóa hay đội ngũ nhân công hiện thời. Tùy thuộc vào tình hình thực tế, chúng cũng ảnh hưởng tương đối mạnh mẽ tới việc hoạch định nhân sự:

• Với mỗi ngành nghề hoạt động riêng biệt, số lượng, chất lượng, trình độ lao động của nguồn nhân lực cũng rất khác nhau: Thực tế thì số lượng lao động phổ thông đang thể hiện quân số áp đảo so với những nhân công lành nghề. Do đó, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực cần xem xét thật kỹ mức độ phức tạp của sản phẩm/ dịch vụ để xác định loại lao động với cơ cấu trình độ phù hợp.
• Các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới nhu cầu về nhân sự trong tương lai. Khi dự báo có sự tăng trưởng, mở rộng hoạt động kinh doanh thì nhu cầu về nhân lực sẽ tăng lên. Ngược lại, khi có suy giảm, hay thu hẹp sản xuất – kinh doanh thì tất yếu dẫn đến nhu cầu về nhân lực sẽ giảm đi.
• Ngoài ra, ngay chính sự thay đổi tự nhiên trong lực lượng lao động của doanh nghiệp cũng sẽ có tác động lên kế hoạch dài hạn. Theo thời gian, lực lượng lao động của doanh nghiệp tất yếu sẽ có sự thay đổi do cơ chế nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác hay bị sa thải. Các nhà quản lý nhân lực phải dự báo trước được những thay đổi này để đảm bảo sự bền vững cho đội ngũ nhân công.

3.2. Đánh giá đội ngũ nhân công hiện tại của doanh nghiệp

Nội dung tiếp theo trong bản kế hoạch quản trị nguồn nhân lực sẽ tập trung vào phân tích cũng như đánh giá chất lượng thực trạng nhân viên doanh nghiệp. Hoạt động này giúp các nhà lãnh đạo hiểu hơn về đội ngũ lao động hiện tại, thông qua đó làm cơ sở cho sự dự báo cả về nhu cầu cũng như về nguồn cung cấp nhân lực trong tương lai. 

Nội dung này được chia thành hai phần chính bao gồm:

– Chất lượng nhân sự

Chất lượng của đội ngũ lao động được phân tích và đánh giá chủ yếu dựa trên hai yếu tố: năng suất làm việc hiện thời và tiềm năng phát triển trong tương lai. 

Việc đánh giá năng suất làm việc hiện thời có lẽ đã quá quen thuộc, nhưng tại sao doanh nghiệp còn cần phải tính toán đến cả tiềm năng phát triển của nhân viên?

Bởi trên thực tế, việc hoạch định nhân sự là một chiến lược dài hạn, mà trong dài hạn thì yếu tố năng suất làm việc và tiềm năng phát triển lại không hề có bất cứ mối tương quan nào với nhau. Đã có nhiều trường hợp nhân viên đang làm việc vô cùng hiệu quả, nhưng lại không đáp ứng được những điều kiện cần thiết để tỏa sáng trong tương lai và ngược lại.

Nhìn chung, các nhà quản lý sẽ không gặp quá nhiều trở ngại trong hoạt động đánh giá năng suất, nhưng để nhìn nhận tiềm năng của nhân viên thì câu chuyện lại hoàn toàn khác. Lúc này, họ cần sắm vai những “nhà tiên tri”, phải dự đoán được xu hướng, cũng như cơ hội và thách thức của thị trường nhân lực trong tương lai, từ đó định lượng lại đội ngũ lao động hiện tại.

Sau khi được phân tích và đánh giá qua hai yếu tố trên, nhân viên sẽ được phân loại dựa trên bảng ma trận quản trị tài năng dưới đây: 

Ma trận quản trị tài năng

Hình thức phân loại này sẽ giúp doanh nghiệp và các nhà quản lý xác định những hoạt động cần thiết để tối ưu hóa chất lượng hiện tại của đội ngũ nhân sự. Ví dụ như:

• Các nhân sự tiềm năng sẽ cần tham gia nhiều hoạt động trau dồi kiến thức và kỹ năng hơn
• Nhóm nhân sự chuyên môn thường không nên được thăng cấp, vì họ không thể phát triển thêm những năng lực cấp tiến. Mức lương thưởng của họ có thể tăng, nhưng vai trò và mức ảnh hưởng thì nên được cân nhắc giữ nguyên. 
• Những thành viên yếu kém là đội ngũ nhân viên doanh nghiệp nên cân nhắc sa thải. Giữ chân họ chỉ làm giảm năng suất làm việc của tập thể và lãng phí tài nguyên